區權會怎麼開才有效？出席人數、委託書、流會再開一次搞懂

每年社區最重要的一場會議，就是「區權會」。它決定管理費要不要調、大樓要不要拉皮、防水工程要不要發包、管委會由誰組成。但實務上最常發生的狀況是：會議開完了、決議也做了，事後卻有住戶主張「出席人數不足」、「委託書造假」、「會議決議無效」...等等，整個決議因此被推翻，導致工程停擺、款項卡住，社區還可能走上訴訟。

問題幾乎都出在同樣三件事：出席人數怎麼算、委託書怎麼收、流會後的重新開議怎麼開。

這篇文章依《公寓大廈管理條例》規定，把區權會從召集、報到、表決到會議紀錄的完整流程說清楚，並整理最容易踩雷的細節，讓你的社區決議站得住腳。

區權會是什麼？

所謂「區權會」，正式名稱是區分所有權人會議，也就是召集全體區分所有權人所舉行之會議 。簡單來說，只要是房屋或建物專有部分的所有權人，原則上就是區分所有權人。《公寓大廈管理條例》規定，區分所有權人會議由全體區分所有權人組成，每年至少應召開一次定期會議。

區權會跟管委會會議差在哪？

可以簡單理解成：
 

因此，不能因為管委會內部已經「投票通過」，就認為所有事項都等同取得區權會決議。哪些事項應送區權會、哪些可由管委會執行，仍需回到《公寓大廈管理條例》及社區規約判斷。

區權會流程怎麼跑？

區權會要有效，並不是找一天把住戶叫到交誼廳投票就完成。從召集人、通知方式到出席及表決門檻，都有程序需要注意。

一般可以分成以下幾個階段：

1.確認要開哪一種會、誰來召集

先確定是定期會還是臨時會，再確認召集人資格沒問題。如果是區權人連署要求的臨時會，記得要以書面連署，並載明召集之目的及理由。

2.重要議案要在開會通知書上明示，不宜在開會時臨時動議

重要議案，最好寫在開會通知書上，不宜採用「臨時動議」提出。

什麼叫重要議案？像是「頂樓要不要出租給電信業者裝基地台」、「規約要不要修改」、「某個公共空間要不要給特定住戶專用」...這類可能影響到全體民眾權益的議題。如果開會當天才臨時提出，可能會讓住戶有被突襲的感覺，且沒有較長時間做整體規劃、判斷、考量，反而不容易獲致多數人同意。

另外，管理委員之選任事項，應在開會通知中載明並公告，不得以臨時動議提出。這是條例第30條2項的強制規定，所以臨時動議時，絕不可以討論管理委員的選任喔~

3.開會前十日，用書面通知每一位屋主

開會前十日要用書面通知，而且要寫清楚開會時間、地點、內容。只有一種例外，就是遇到急迫情事的時候需召開臨時會，可以用公告代替，但公告期至少要 2 天。

實際上建議這樣做：

• 用掛號寄到屋主登記的地址，回執留存
• 開會通知書要同時在布告欄公告，並拍照存證
• 開會通知書上寫明時間、地點、完整議程，並附上委託書

10 天請往前多算幾天，不要卡在第 9 天、第 10 天才寄。 這是訴訟時最常被攻擊的地方。多留三五天幾乎沒成本，被推翻決議的代價卻很大。

4.報到！簽到表要同時登記「門牌」「區權人」和「區權比例」

簽到表上面一定要登載專有部分門牌、區權人姓名，以及區權人的區權比例。委託出席者，要當場檢查委託書上面是否有委託人及受託人的簽名或蓋章。

5.每一案分開表決

每一個議案分開表決，而且要記下具體數字：多少人同意、區權比例是多少。不能只寫「多數通過」，一定要有確切的表決同意數據，才不會日後產生爭執。

6.會議紀錄 15 天內送給每個區權人

開完會後 15 天內，會議紀錄要載明開會經過及決議事項，由主席簽名後，送達每一位區權人並公告。還有一件事很多社區會漏掉，就是會議紀錄、簽到簿、委託書這三樣要放在一起保存。萬一日後真的有爭議，法院第一個就是要看這些。

區權會出席人數要多少？

區權會之出席除規約另有規定外，應有兩大要點：

• 第一點：一戶算一票。即便一戶是多數人持有，只能推派一個人代表投票，且只有一票。
• 第二點：專有部分與全棟專有部分總和之占比。 也就是常聽到的「區分所有權比例」，講白話就是你家的專有部分，占整棟大樓專有部分總和的百分比。

第一次開會：要有2/3的人來，來的3/4的人同意

依照本條例第31條，除規約另有規定外，應該要這樣：

• 出席：至少 2/3 的戶數到場，而且這些戶的區權比合計也要達 2/3
• 決議：出席的總人數要有3/4 以上同意，而且同意者區權比也要達到出席總數的 3/4

臨時區權會出席人數，會不會比較寬鬆？

不會，其實臨時會議跟定期會議的權利義務完全一樣，很多人以為「臨時會嘛，應該可以簡單一點」，這是很常見的誤會，實際上臨時區權會的出席跟決議方式與定期會是一模一樣的。臨時會跟定期會的差別只有兩個：為什麼開？(條例25條2項)；以及急迫情事時可以用公告代替書面通知，但公告至少 2 天(條例30條1項)。

區權會流會怎麼辦？重新開議的出席人數

兩種情況：

1. 出席人數不夠，會開不成。
2. 人夠了，但中途有人離席，導致討論議案時清點人數不足，無法獲致決議。

不管是哪一種，召集人都可以就同一議案(開會通知書上明列者)重新召開一次會議。

第二次開會：門檻降很多

第二次開會的規定寬鬆很多：

• 要開得成：至少 3 人且要有1/5以上的戶數到場，區權比也要達到1/5以上。
• 要通過：出席總數之過半同意，區權比也要過半數。

「3 人並 1/5」要注意：不是二選一，是兩個條件都要滿足。小社區特別容易出錯。一個只有 10 戶的社區，1/5 只有 2 戶，但法律規定至少要 3 個人，所以還是要來 3 戶。

兩次會議對照表

第二次開會通過後 7 天內，還可能被推翻

採用條例32條重新開議的低門檻通過的決議，不是馬上就定案，這時候也稱為假決議，還不是真正的決議。會議紀錄送到每位區權人手上後的 7 天內，如果有超過全體區權人及其區權比例過半數出來表示反對，這個決議就視為不成立。

這一關最容易出事，因為多數社區根本不知道有這個規定，假決議狀態就急著簽約、付訂金，結果七天內被過半數區權人連署反對，決議視為不成立，工程卻已經動了、訂金也已經付了，違約責任和損失，可能落到管委會成員身上。

齊家物業在協辦時，會替社區把「決議成立日」「會議紀錄送達日」「七日反對期屆滿日」三個日期明確排出時程表,並提醒管委會在反對期屆滿前先不要進行實質付款。等確認無人反對,再啟動簽約程序,把風險擋在前面。

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區權會委託書怎麼寫才有效？

社區的區權會開不開得成，還有一個關鍵就是委託書。但委託書也很容易會出包。

一、只有這四種人可以被委託

區權人不能到場開會時，可以用書面委託他人代表出席。但只能委託以下四種人：

1. 配偶
2. 有行為能力的直系血親 (不包括兄弟姊妹)
3. 社區裡的其他區權人
4. 承租人

除此以外一律無效。以下是實務上常見的錯誤：

• 委託給哥哥、姊姊、弟弟、妹妹 (非直系血親)
• 委託給朋友、鄰居 (如果對方非本社區區權人)
• 委託給房仲、代書 (如果對方非本社區區權人)
• 委託給未成年的子女 (無行為能力)
• 委託給總幹事或管理員 (如果對方非本社區區權人)

很多人聽到「兄弟姊妹不能委託」都很意外，但這是條例明文規定的，沒有模糊空間。

二、區權會委託書上限：一個人最多收1/5

一個受託人能代理的委託書，最多就是全社區的 1/5，而且一樣是「戶數」和「區權比」兩個都不能超過。以100 戶的社區來說：一個人最多代理 20 戶，超過的部分不予計算。 而且就算只代理 15 戶，如果這 15 戶的區權比已經超過全部的 1/5，超過的部分一樣不予計算。這條規定的實務重點是：不要讓委託書集中在同一個人身上。有些社區為了衝出席率，讓主委或某位熱心委員去收一大疊委託書。結果超過上限的分全部作廢，原本可以開成的會反而變流會，白忙一場。

正確做法：委託書分散給多位委員或熱心屋主，開會前先算一遍，確認沒有人超過 1/5。

三、委託書無效的 8 種常見情況

以下每一種都是真實發生過的：
 

四、一份有效的委託書，要有這些欄位

• 社區名稱以及明確的會議名稱、日期、時間
• 委託人姓名、戶別門牌
• 受託人姓名，以及跟委託人的關係 (設計成勾選：配偶/直系血親/區權人/承租人)
• 授權範圍 (全權委託或部分授權委託)
• 委託人及受託人都要親筆簽名或蓋章

社區的事，有人負責

區權會容易出錯的地方，從來都不是法規面、而是執行面：開會十天前要寄開會通知書、建議以掛號回執留存；開會報到時收受委託書要一張張核對、委託人跟受託人都要簽章、且委託書不能日後補件；議案決議時要即時清點同意人數和區權比；會議結束十五天內，要將會議記錄交付主席簽名後，送達每一位區權人並公告之。

這些事情如果落在主委和管理委員身上，多半是下班後和假日在做。做錯一步，不是重寫一份文件，而是可能整場會議都要重來，住戶的耐心也會跟著消耗掉。

開會程序依法依規，決議才站得住腳；決議站得住腳，社區事務才能順利推動。

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